Im Gegensatz zu den Suchsystemen Archie und Veronica, die lediglich Dateinamen und Menütitel indizieren, erlaubt WAIS eine Volltextsuche, d.h. der komplette Inhalt einer Datenbank kann nach einem oder mehreren Schlüsselwörtern durchsucht werden.
WAIS benutzt das Z39.50 Protokoll, um zwischen Client und Server zu kommunizieren. Für die Anfrage an einen WAIS- Server gibt es keine formellen Richtlinien, im Prinzip sind sogar ganze Sätze erlaubt, jedes Wort zählt dabei als Suchbegriff. In einem ersten Schritt wird eine Datenbank für die weitere Suche ausgewählt. Ist noch keine bekannt, kann zunächst im Directory-of-Servers, bei dem die Datenbank registriert sein muß, nach einer geeigneten Datenbank gesucht werden. In einem zweiten Schritt kann dann die Suche verfeinert werden, indem mit einer dieser Datenbanken die Suche erneut durchgeführt wird. Das Ergebnis dieses Durchgangs ist dann eine Liste der vielversprechendsten Dokumente. Vielversprechend meint, daß WAIS die Anzahl der ,,Treffer``, also die Häufigkeit des Auftretens der Schlüsselwörter in einem Text, zählt und die gefundenen Dokumente nach der Anzahl dieser Treffer anordnet. Einzelne Dokumente können auch wieder als ,,Feedback`` benutzt werden, um WAIS nach ähnlichen Dokumenten suchen zu lassen.
Zwar gibt es inzwischen weltweit über 470 WAIS-Server mit Datenbanken zu einem breiten Themengebiet, von Rezepten und Kinofilmen bis hin zu Bibliographien und technischen Dokumenten, doch ist dieser Dienst nicht so besonders erfolgreich. Dies mag zum einen daran liegen, daß die Benutzung nicht ganz so einfach ist, zum anderen ist WAIS im Gegensatz zu den meisten anderen Diensten, die von Studenten und Wissenschaftlern auf freiwilliger Basis entwickelt wurden, ein kommerziell entwickeltes und auch eingesetztes Produkt.
Entwickelt wurde WAIS als ein Projekt von Thinking Machines, Apple Computer, Dow Jones und KPMG Peat Maverick, inzwischen hat die eigens gegründete WAIS, Inc. Entwicklung und Support übernommen.
Eine frei verfügbare Version wird als freeWAIS von CNIDR (Clearinghouse for Networked Information Discovery and Retrieval) vertrieben.